Двух-контекстный подход к GTD в OmniFocus. Блогизюм

На заре нового тысячелетия Девид Аллен описал свой метод управления задачами «Get Things Done». Именно он предложил разделять задачи по контекстам.

Контекст — место, состояние или время, находясь в котором ты готов приступить к задаче.

Спустя каких-то десять лет половина предложенных им тогда контекстов потеряла смысл. Потому что сегодня, имея в руках один телефон можно и звонить, и письма писать, и фильм снимать, и поездку планировать.

И вот в интернете сотни статей с попытками адаптировать девидааленовские контексты к современным реалиям. В этой статье автор предложил самый простой (два контекста, куда проще) метод управления задачами. Статья подойдёт тем, кто уже пробовал внедрить принцип GTD, но бросал на второй неделе.

Если и этот метод у вас не приживётся за две недели — бросайте. Не ваше. У меня скоро год. Полёт нормальный.

Перевод

GTD — Get Things Done, «Привести дела в порядок» — метод управления задачами предложенный Девидом Алленом.

OmniFocus — гибкая система управления персональными задачами для iOS и OSx. Она позволяет каждому реализовать свой подход к GTD.

Я долго добивался эффективной работы от OmniFocus. И в этой статье расскажу, что у меня получилось.

Суть метода GTD

Базовый принцип GTD — фиксация [первичный сбор идей, задач, мыслей и т. д.]. Вы освобождаете голову, собирая все идеи и мысли в надёжном месте, которое сохранит всё до нужного момента. Этот принцип ни у кого не вызывает вопросов и противоречий.

А вот второй принцип GTD — разделение задач на контексты — породил массу дискуссий и споров. И неспроста. Кто-то разделяет задачи по принципу физической энергии (высокая, низкая) необходимой для выполнения задачи, кто-то отталкивается от места, где должна выполняться задача (дом, офис, компьютер, телефон), а некоторые распределяют дела по областям (работа, личное, поручения). Я перепробовал все подходы. Но в итоге ни один не прижился.

три принципа моей системы управления задачами

Начнём со сбора новых задач и идей, цель которого освободить голову. В результате фиксации собранные задачи в моём списке «Входящие» (Inbox) делятся на два типа:

точно займусь (должен сделать)
могу заняться (возможно захочу поделать)

Безусловно, для классификации задач можно вводить много разных контекстов, но спустя время я обнаружил, что именно разделение задач на эти два контекста дало мне максимальную отдачу в использовании GTD.

Определим принципы GTD-подхода следующим образом:

Видеть задачи, которые я должен сделать не отвлекаясь на те, которыми могу заняться
В любой момент посмотреть задачи, которыми я могу заняться, в том числе в рамках конкретного проекта
Периодически проводить ревизию дел, которыми можно заняться

Теперь об инструментах OmniFocus, которые помогут отобразить задачи в соответствии с озвученными принципами.

Перспективы. Настраиваемые области отображения задач. В первую очередь, по доступности: «Доступно» или «Осталось». (Перспективы также могут фильтровать задачи по сроку, но срок не очень укладывается в модель «точно займусь или могу заняться», более того, задачи со сроком уже подразумевают, что они должны быть сделаны)
Проекты. Проект может быть в состоянии «Активно» (это подразумевает, что все его задачи будут видны в обоих состояниях: «Доступно» и «Осталось») или состоянии «Приостановлено» (в этом случае его задачи можно просмотреть только с фильтром «Осталось»)
Контектсты. Статус контекста также может быть «Активен» или «Приостановлен», с теми же свойствами отображения при фильтрации в перспективах.
Отложенные. Каждую задачу можно отложить на определённое время. Когда время настанет, вы увидите задачу в списке доступных, а до тех пор её можно будет увидеть только с фильтром «Осталось».

Провалившиеся подходы

В прошлом я делил задачи на два контекста: «Работа» и «Личное». А задачи, которые возможно захочу поделать переносил в проект «Может быть / когда-нибудь» с состоянием «Приостановлено».

Приостановленный проект

Проблема была в том, что такой приостановленный проект быстро набивался задачами, которые формально относились к другим проектам. Получалась путаница. Более того, не выполнялся второй принцип GDT: возможность просматривать задачи, которыми я могу заняться в рамках конкретного проекта.

Я попытался решить эту проблему добавив во все активные проекты вложенный проект «Может быть / когда-нибудь» с состоянием приостановлено. Но, как вы уже догадались, это превратилось в бесконечно растущий список проектов, которым трудно управлять.

Я также пробовал создать приостановленный контекст «Может быть / когда-нибудь» как дочерний в каждом из двух контекстов «Личное» и «Работа». Но, в конце концов, и этот способ себя не оправдал. Система становилась очень сложной в управлении, возникала путаница при назначении контекстов. Кроме того, было неудобно переводить задачу (или группу задач) из могу заняться в точно займусь.

Были и другие подходы, но результат всегда был один и тот же — из-за сложности выбранной системы или не выполнения одного из трёх GTD-принципов — ОмниФокус не помогал эффективно приводить дела в порядок.

Моё Решение

Я заметил, что хоть и сортировал задачи с помощью контекстов «Работа» и «Личное», на практике я не пользовался этим разделением. Тогда я попробовал упростить подход, оставив два контекста, которые отвечают на вопрос «Это задача, которой я точно займусь, или могу заняться?»:

Активно (со статусом активно)
Отложено (со статусом приостановлено)

two-contexts

Теперь, управляя задачами, я задаю себе всего два вопроса:

К какому проекту относится задача? (назначаю проект)
Это что-то, чем надо заняться или могу позаниматься? (назначаю контекст)

И вот как это упрощение удовлетворяет моим GTD-принципам.

Еженедельный разбор

Каждое воскресенье я открываю раздел «Проверка», чтобы изучить свои проекты. При проверке ОмниФокус показывает все задачи проекта, независимо от доступности.
Здесь же я меняю контекст некоторых задач с могу позаниматься на точно займусь, если решил, что над ними стоит поработать.
Помечаю флажком те задачи, которые следует выполнить в течение недели:
А те задачи, которыми я не могу заняться раньше определённого времени, откладываю на заданное время. Это касается тех задач, которыми я не смогу заняться в ближайшем будущем. Пример такой задачи, «Встретиться со Станиславом», когда я знаю, что Станислав ближайшие две недели загорает в Сочи. Удовлетворяется первый принцип: отображать только релевантные задачи.

Перспективы

У меня три индивидуально настроенные перспективы, которыми я пользуюсь ежедневно:

В работе. Показывает помеченные задачи и задачи с истекающим сроком. Это то, над чем следует работать сегодня. Удовлетворяет первому принципу: быстро просмотреть только те задачи, которые я взял в работу (должен сделать, точно займусь).
Следующие. Отображает все доступные задачи сгруппированные по проектам. Это полный список всего, что я взял в работу. Без лишнего шума и хотелок, которыми я мог бы позаниматься (снова: первый принцип).
Отложено. Здесь все оставшиеся задачи, сгруппированные по проектам. Удовлетворяется второй принцип, т. е. в любой момент иметь возможность просмотреть задачи, которыми я могу позаниматься в рамках конкретного проекта.

Этот подход к системе GTD и ОмниФокусу удовлетворил мои принципам, но при этом остался простым и эффективным настолько, что я могу использовать его постоянно. И, главное, появилось ощущение, что ОмниФокус действительно помогает стать более продуктивным.